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【Tech-Tips】Excel記帳簡單設,收支表一目瞭然



2007-01-17 Web only 作者:溫典寰

你知道如何簡單用Excel計算函數嗎?不用再拿計算機出來按,便能計算每月信用卡帳單嗎?前一期Tech-tips介紹「活用Excel儲存格,快速製作超完美表單」,大致了解儲存格操作撇步後,本次則提供不管是業務上或日常生活必定會用到的簡單記帳、換算及統計,讓日報、月報,甚至信用卡支出,通通迅速上手。學會了還能進一步計算理財投資、股票或房貸利息表。

每天有太多筆帳單要輸入,輸入完又要統計,甚至要將每個月的報表或信用卡支出整合加總時該怎麼辦呢?  

密技1:Sum加總,每筆資料簡單換算

若只是簡單的加總,Excel最簡單的公式莫過於「加總」功能。利用「SUM」函數功能,讓你快速輕鬆累計表格中的各項資料,當日後新增資料時,系統還會自動加總統計,不用在額外設定喔!  

請先選擇某一儲存格作為「總合」(例如G10儲存格),接著在上方工具列找到「=」鍵,並用滑鼠左鍵點選。另外,在「=」鍵左邊找到函數「SUM」並下拉點選「SUM」。不管跳出視窗,而是將滑鼠移到欲加總的儲存格即可。例如G3加到G9,則可以直接按著滑鼠左鍵不放,從G3下拉到G9,最後再按Enter鍵即可。  

日後,只要這些G3到G9的任一儲存格數字變動,則統計會跟著改變。  但若統計的儲存格不同,則可以直接在視窗跳出時,「手動」輸入運算值。  

在「=」鍵右方找到運算列,並直接在「SUM()」括符內鍵入欲運算的儲存格。例如:只想運算G3+A7兩格的總合,則運算值為「SUM(G3+A7)」,再按Enter鍵即大功告成。

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密技2:除了加減,乘除運算輕鬆設  

有時候需要計算每個月的平均每日支出,或者計算百分比,皆須動用到除法。當然,Excel也具備基本的運算功能。  

延續「密技1」運算方式,只要在「=」鍵右方直接鍵入數值,而不用選擇「=」左邊的函數了。例如乘法則為「*」鍵,除法則為「/」鍵。  

例如:欲運算G3到G6數值並除以4,則同樣點選某一儲存格作為「總計」,接著在上方的「=」右邊輸入「SUM(G3:G6)/4」數值,再按Enter即可。  

或者也可藉用如同SUM的函數,直接選用「AVERAGE」,並用滑鼠左鍵不放,點選G3到G6後,再按Enter鍵即可有同樣結果。 貼心小提醒:Excel的運算方式,也是遵循先乘除,後加減概念,因此可以妥善運用括符。

>>立即欣賞step by step多媒體教學 有時候資料太多,但又想要計算某些「重覆資料」總共有多少筆時該怎麼辦?例如:想要統計每年在某間商店購買商品的次數到底多少時,或者想確認在一堆數字中,是否鍵入重覆資料。  

密技3:利用countif計算資料筆數 

可透過countif函數計算筆數。例如想計算當年信用卡支出中,某間商店刷卡的次數,或某張信用卡刷可次數,則可使用此方式。  

請先找到某一儲存格,作為運算結果,再用滑鼠左鍵按「=」,並在右邊運算值輸入「COUNTIF(A2:G11,"欲查詢文字")」,最後按Enter鍵即可算出筆數。

密技4:不同工作表互用計算

 通常在同一個Excel檔案下方可以區分出好幾個「工作表」,最後可以整合成以「年」為基準的報表。但如何加所有的「工作表」跨運算呢?  

同樣使用「密技1」的方法,直接切換下方不同工作表即可。  

例如:在Excel同一檔案下方,新增「年報表」工作表。方式為用滑鼠右鍵點選某一工作表,跳出來的視窗選擇「插入」。接著也可再按滑鼠右鍵,選擇「重新命名」,此時可命名為「年報表」等文字。  

在「年報表」的工作表中,可運算過去所有的工作表。在年報表中隨意找到某一儲存格,並按上方的「=」鍵。接著在左方函數下拉找到「SUM」,並在「=」右方的運算值裡輸入欲運算的每一工作表。  

請先切換至下方某一工作表,並用滑鼠左鍵點選欲計算儲存格後,再鍵入「+」。接著再切換另一個下方工作表,同樣也是用滑鼠左鍵點選欲計算儲存格,以此類推。最後再切換回「年報表」的工作表,再按Enter即完成跨工作表的數值運算了。

貼心小提醒:若最後統計數值的儲存格出現「#VLAUE!」,表示運算值中出現不當的數字(可能是文字)。檢查方式則為追蹤錯誤,在該工具列上方找到「工具」、「稽核」、「追蹤錯誤」即可查出。

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